Antes de mais nada, o controle do fechamento de caixa é um processo essencial para o sucesso de qualquer empresa que comercialize produtos ou serviços. Por outro lado, por meio desse controle é possível evitar fraudes, como o Golpe do PIX, desvios e garantir que todas as vendas que foram efetivamente realizadas se convertam em recebimentos.
Para as empresas de Comércio controlar vendas é fundamental, já que nesses tipos de negócios geralmente existe um Terminal de Caixa onde os clientes realizam os pagamentos e são registradas todas as vendas desse Comércio.
Fechamento de Caixa
O fechamento de caixa é uma rotina muito importante para qualquer empresa que lida com dinheiro. Seja como for, ele consiste em comparar as entradas e saídas de dinheiro no caixa em um determinado período de tempo, geralmente no final do dia de trabalho, para garantir que não haja discrepâncias entre o que foi registrado e o que realmente está disponível em dinheiro.
Para realizar o fechamento de caixa, é necessário seguir alguns passos básicos:
- Contar o dinheiro em caixa: o primeiro passo é contar o dinheiro que está disponível no caixa, separando-o em cédulas e moedas.
- Verificar os comprovantes de recebimento: em seguida, é preciso verificar todos os comprovantes de recebimento que foram registrados durante o período de trabalho. Isso pode incluir notas fiscais, recibos, comprovantes de cartão de crédito ou débito e outros registros de transações.
- Registrar as entradas e saídas: com base nos comprovantes de recebimento, é preciso registrar todas as entradas e saídas de dinheiro no caixa. Inclua valores em espécie e pagamentos realizados com ele.
- Comparar as informações: Garanta que não há diferenças entre os valores recebidos e disponíveis.
- Identificar possíveis erros: se houver diferenças entre o que foi registrado e o que realmente está disponível em dinheiro, é preciso identificar a causa desses erros e corrigi-los.
- Arquivar os registros: por fim, é importante arquivar todos os registros de fechamento de caixa em um local seguro e organizado, para que possam ser facilmente consultados em caso de necessidade.
O fechamento de caixa é uma rotina que exige cuidado e atenção aos detalhes, mas é essencial para garantir a integridade do dinheiro da empresa e prevenir possíveis fraudes ou erros financeiros. Ao seguir os passos acima, é possível realizar o fechamento de caixa de forma eficiente e segura.
Problemas mais comuns no processo de conferência do Caixa:
Pode parecer uma coisa básica, mas nem todas as empresas tomam os devidos cuidados com esse processo de suma importância para a vida financeiro do negócio.
Segue abaixo os principais erros cometidos pela gestão financeiro dos negócios com relação a conferência de caixa:
- Configuração do PDV: Cadastro incorreto dos meios de pagamento, preços, descontos máximos por usuário são problemas comuns.
- Fechamento de Caixa: Processo onde o operador confronta todos os documentos relativos a recebimentos, como filipetas (Comprovante que sai da máquina de cartão), dinheiro, cheque, voucher e etc… e faz o registro e um borderô ou documento similar para posterior conferência da empresa.
- Retiradas do Caixa: Retirada de valores em espécie para pagamentos diversos, sem o devido registro
- Conferência do Caixa: Se realizar o fechamento do caixa é importante, mais ainda é ter uma pessoa no time para conferir aquele caixa e verificar se todos aqueles valores e registros refletem a realidade do movimento de vendas daquele período;
- Conciliação de Cartões: Confira o registro de todas as vendas.
- Auditoria de Taxas e prazo de Cartão de Crédito: Confira as datas e taxas de desconto no recebimento.
- Golpe do PIX: Recebimentos de valores via PIX, sem a devida conferência da efetivação do crédito na conta corrente.
Golpe do PIX: como evitar?
O golpe do Pix é uma prática criminosa que vem se tornando cada vez mais comum no Brasil. Nesse sentido, para evitar que sua empresa seja vítima desse golpe, é importante tomar algumas medidas preventivas:
- Confirme a transação por canais oficiais: confirme a transação por meio de canais oficiais, como o aplicativo do banco ou caixa eletrônico. Não confie em mensagens de texto ou e-mail que peçam a confirmação da transação.
- Utilize sua maquineta ou meio eletrônico: Utilizando a maquininha ou ferramenta online da sua adquirente, onde a operação vai gerar um comprovante. O valor da taxa é pequeno e pode evitar uma grande perda no futuro.
- Treine seus funcionários: Do mesmo modo, treine seus funcionários para identificar e evitar fraudes, como o golpe do Pix. Juntamente com, explique as práticas seguras de transações bancárias e como identificar mensagens e e-mails fraudulentos.
- Monitore as transações: Ao mesmo tempo, monitore regularmente as transações realizadas por Pix em sua conta bancária. Verifique se há transações suspeitas ou não autorizadas e, se identificar alguma irregularidade, entre em contato imediatamente com o banco.
- Informações pessoais: Não compartilhe senhas e dados bancários com terceiros para evitar que seu nome seja incluido em operações fraudulentas no futuro.
- Tenha um sistema de segurança atualizado: Mantenha seu sistema de segurança atualizado, com antivírus e firewall, e evite acessar sites suspeitos ou clicar em links de origem desconhecida.
- Utilize a chave aleatória: Utilize a chave aleatória fornecida pelo Pix para receber pagamentos, em vez de divulgar o CPF ou CNPJ da empresa. A chave aleatória é um recurso que pode ajudar a evitar a exposição do seu CPF ou CNPJ da empresa.
Ao seguir essas dicas, sua empresa estará mais protegida contra fraudes e golpes bancários.
Vendas via cartão: Estou recebendo todos os valores, nas datas e taxas contratadas?
Garantir o recebimento correto de todas as vendas realizadas via cartões é essencial para manter a saúde financeira da empresa. Para garantir o recebimento efetivo das vendas com cartão siga as medidas abaixo:
- Faça a conferência de cada venda: Primeiramente, confira cada venda realizada via cartão, verificando se o valor registrado na máquina de cartão corresponde ao valor correto da venda. Um Funcionário ou software de Gestão Financeira pode fazer essa tarefa;
- Utilize um software de gestão financeira: Do mesmo modo, um software de gestão financeira pode ajudar a gerenciar as vendas realizadas via cartões, registrando as transações e facilitando a conciliação bancária. As máquinas de cartão devem ser ingradas ao software.
- Verifique os extratos bancários: Todavia, os valores devem ser auditados diariamente através dos extratos das contas correntes.
- Tenha um canal de comunicação com a operadora do cartão: Mantenha um canal de comunicação com a operadora do cartão, como um telefone ou chat de suporte. Isso pode ajudar a resolver eventuais problemas com as transações realizadas.
- Treine seus funcionários: Finalmente, treine seus funcionários para lidar com as máquinas de cartão e registrar corretamente as vendas. Explique a importância de conferir cada venda e de manter a conciliação bancária em dia.
Ao seguir essas dicas, sua empresa estará mais protegida contra possíveis prejuízos financeiros.
Fatores Chaves para o sucesso no controle de caixa
Como vimos nesse artigo, nem sempre vender pode significar receber, portanto é importante que o empresário esteja atento a esse processo, muitas vezes negligenciado. Ao passo que, segue algumas recomendações importantes que vão te ajudar a controlar o seu caixa e evitar surpresas:
- Implemente medidas de controle interno: Antes de tudo, as empresas devem implementar medidas de controle interno, como segregação de funções, controles de acesso e revisão periódica de transações.
- Monitore os indicadores de desempenho: Logo depois, fique de olho nodesvio no volume, o ticket médio, pois podem indicar algum problema;
- Realize auditorias internas e externas: Em seguida, a realização de auditorias internas e externas ajuda a identificar possíveis fraudes e irregularidades nas operações da empresa. Auditorias realizadas regularmente e um plano de auditoria bem estruturado são fundamentais.
- Capacite seus operadores de caixa: é importante que a equipe esteja consciente sobre os riscos de fraude e saiba como identificar e reportar possíveis casos.
- Utilize sistemas de tecnologia: a tecnologia pode ser uma ferramenta importante para prevenir fraudes. A utilização de sistemas de controle de vendas, pode ajudar a monitorar as transações, identificar padrões suspeitos e fornecer relatórios detalhados.
- Esteja atento aos sinais de alerta: Investigue imediatamente transações suspeitas e reclamações de clientes pois podem indicar possíveis casos de fraude.
Sobre o Autor
“Edgar Afonso é Consultor, especialista em finanças empresariais e negócios, CEO da IFN Consultoria.
A IFN Consultoria, atua em Gestão Financeira, trazendo inteligência financeira para as empresas, como resultado os líderes podem tomar decisões assertivas com base em informação, visando o aumento do lucro.
Edgar também é apaixonado por música e futebol, gosta de jogar videogame com sua esposa, filha e amigos.
Caso tenha interesse em aprender mais sobre Gestão Financeira, e aplicar os conceitos, na prática, em sua empresa ou negócio, entre em contato através do e-mail edgar@ifnconsultoria.com.br.”
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