Fluxo de Caixa: Como implantar no meu negócio!

Antecipadamente podemos dizer, que em um contexto de mercado cada vez mais competitivo, manter a saúde financeira é um dos desafios mais importantes de um negócio. Do mesmo modo podemos afirmar que uma das ferramentas mais importantes para monitorar a saúde financeira da sua empresa é o Fluxo de Caixa.

Por outro lado, um controle, bem-feito, de Fluxo de Caixa é um dos maiores aliados do empresário na Gestão Financeira do Negócio que vai gerar informações para tomada de decisões mantendo sua empresa longe do “vermelho”.

Mas afinal de contas, o que é o Fluxo de Caixa?

O Fluxo de Caixa é uma ferramenta que controla e entrada e saída de Recursos Financeiros da empresa, ou seja, ele controla todos os recebimentos e pagamentos que são realizados diariamente.

Para implantação dessa ferramenta é necessário que exista um controle detalhado de cada centavo que entra e sai do negócio. Isso mesmo, cada centavo é importante, outro detalhe importante é que o valor final do saldo do Fluxo tem que corresponder, EXATAMENTE, ao que a empresa tem em suas contas e no caixa.

Sob o mesmo ponto de vista, é fundamental para um controle efetivo de fluxo de caixa um Plano de Contas bem estruturado e adaptado ao seu negócio. Segue abaixo um exemplo de Plano de Contas:

Qual a importância do Fluxo de Caixa para a minha empresa?

Sabemos dos desafios enfrentados pelas pequenas e médias empresas, que na maioria das vezes possuem recursos financeiros escassos e, portanto, essas empresas não possui uma estrutura de pessoal muito grande, onde o empresário acumula diversas funções e acaba se questionando se realmente vale a pena investir tempo e recurso na Gestão Financeira do Negócio, que acaba, infelizmente, sendo negligenciada.

O Fluxo de Caixa vai ajudar a sua empresa a entender a realidade financeira daquele período estudado e gerar informação para tomada de decisão.

Os principais benefícios do Fluxo de Caixa para o seu Negócio são:

• Gerar Informações históricas do seu Negócio: Formar um Banco de Dados da empresa, que permite entender como funcionam os períodos ao longo do ano, conhecer a sazonalidade e, principalmente, servir de base para o Planejamento.

• Conhecer a Realidade Financeira do Negócio: Entender se o negócio está no curso planejado e permitir que o empresário possa realizar ajustes no plano inicial.

• Se antecipar a cenários de dificuldade: Entender os cenários futuros em que a geração de caixa não é suficiente para cobrir todos os desembolsos e tomar ações como, por exemplo, negociação de prazos com fornecedores, postergar investimentos ou retiradas de lucro e etc…

• Avaliar a necessidade de captação de recurso de terceiros: Verificar a necessidade de capital de terceiros (empréstimos e financiamentos) para financiar a operação.

• Avaliar a estrutura de Despesas e Custos do Negócio: Fazer ajustes nos custos e despesas fixas para adequação ao volume de receitas.

• Avaliar a estrutura de Receitas: Fazer ajustes nos preços para que as entradas sejam compatíveis com as despesas e custos do negócio.

Quais os relatórios mais utilizados?

• Fluxo de Caixa Projetado

Esse relatório deve estar em consonância com o Planejamento Estratégico da Empresa, ele seria a definição numérica desse Planejamento com relação as receitas, custos e despesas previstas.

• Fluxo de Caixa Realizado

É o relatório que faz o controle de entradas e saídas em determinado período.

• Comparativo: Previsto x realizado

É a comparação do Fluxo Projetado com o Previsto que permite ao empresário revisões na estratégia do negócio caso existam desvios negativos.

• Forecast

O Forecast é o ajuste do Fluxo Projetado, após o comparativo de mensal, seja esse ajuste por conta de modificações na estratégia do negócio ou até mesmo por conta despesas e receitas que estavam previstas para acontecer em determinando período, com possibilidade de ainda acontecer, mas em outro período, diferente daquele que havia sido planejado inicialmente.

Exemplo: existia uma receita prevista de 50.000,00 para o mês de Março/2023, no entanto foi realizado apenas 45.000,00, sendo que um cliente que tinha um valor a pagar de 5.000,00 vendido no mês de fevereiro, solicitou a prorrogação do título, que venceria inicialmente em março/2023 para abril/2023.
Portanto o forecast vai ajustar o valor previsto do mês de abril/2023, acrescentando 5.000,00 desse cliente.

Qual a estrutura ideal?

Independentemente do tipo de relatório de Fluxo de Caixa é importante que a estrutura desse relatório permita que ele avalie:

• Geração de Caixa Operacional (Fluxo Operacional)

É a geração de caixa da operação do negócio, considerando apenas as Receitas que fazem parte da operação do negócio, bem como as saídas.

É a capacidade que seu negócio tem de gerar caixa, sem considerar o nível de endividamento ou investimento.

• Fluxo de Investimentos

Resultado da operação de investimentos do negócio, tanto a compra, quanto a venda de ativos.

• Fluxo Não Operacional

É a geração de caixa contemplando receitas e despesas que não compõem a operação do negócio, como exemplo de Receitas Não Operacionais em uma empresa de Comércio podemos citar o rendimento de aplicação financeira, entrada de empréstimos, já como despesas podemos citar, parcelamento de impostos, pagamento de parcela de empréstimo, retirada de lucro de sócios, assim como outros.

• Fluxo Total

Igualmente chamado de Geração de Caixa Total, é a soma do Fluxo da Operação, Investimentos e Não Operacionais.

É importante a separação dos fluxos para que possamos analisar mais criteriosamente a saúde financeira dos negócios, pois a análise, apenas, da geração de Caixa Total pode esconder alguns problemas.

No exemplo acima, a empresa “A” apesar de ter uma geração de caixa total menor do que a empresa B, tem uma geração de caixa operacional maior.

O resultado total de caixa menor se deve ao alto volume de investimentos necessários no período analisado, já que precisou fazer investimento em novas máquinas.

Com que frequência devo fazer?

Existe uma velha máxima que diz que “O bom é inimigo do ótimo”, por isso a resposta para essa pergunta vai depender bastante da realidade da sua empresa.

O Fluxo de Caixa Projetado deve ter uma frequência Semestral ou Anual com uma revisão mensal.

Já o Fluxo de Caixa realizado deveter uma frequência diária, na impossibilidade de um controle diário, podemos fazer um controle semanal, quinzenal ou mensal.

Quais os principais erros?

Sem dúvida alguma, o principal erro da Gestão Financeira é a falta de um Fluxo de Caixa implantado como apoio na tomada de decisão.

Contudo um Fluxo de Caixa sem atenção a alguns pontos faz com que esse controle seja inútil para a gestão do seu negócio.

Podemos citar como principais erros:

• Falta de registro de todas as entradas e saídas

• Saldo do Fluxo não corresponde ao saldo das contas da empresa

• Plano de contas genérico não adaptado ao negócio

• Fluxo de caixa sem atualização periódica

• Não utilizar informação do fluxo de caixa para avaliar o negócio

Como iniciar a Implantação do Fluxo de Caixa na minha empresa?

• Inicie pelo Plano de Contas, escolha as principais categorias financeiras, de acordo com a natureza financeira;

• Separe o que é Receita, Custo, Despesa, Investimento e também o que não faz parte da “operação” do negócio;

• Estabeleça o controle dos principais centros de custo ou resultados, de acordo com a origem das receitas e despesas;

• Contrate um ERP ou Sistema de Gestão Financeira para facilitar o seu controle;

• Defina um Responsável pelo controle Financeiro do Seu Negócio;

• Controle as entradas e saídas diariamente, Conciliação Bancária é fundamental;

• Se você tem uma estrutura pequena e não possui especialistas no time, terceirize, contrate um BPO Financeiro.

Nossa dica de ERP, se você é Micro, Pequena ou Média empresa é o OMIE, uma excelente ferramenta para a gestão do seu negócio, com ótimo custo benefício.

Definitivamente, o melhor momento para começar é agora, visto que, a Gestão Financeira tem fases de maturidade, à medida que a gente faz surgem Insights e oportunidades de melhoria buscando apoiar, cada vez mais, o empresário na tomada de decisão.

Se você não consegue sozinho, peça ajuda, terceirize, o importante é usar ciência na tomada de decisão, pois o feeling uma hora pode falhar.

Sobre o Autor

“Edgar Afonso é Consultor, especialista em finanças empresariais e negócios, CEO da IFN Consultoria.

A IFN Consultoria, atua em Gestão Financeira, trazendo inteligência financeira para as empresas, como resultado os líderes podem tomar decisões assertivas com base em informação, visando o aumento do lucro.

Edgar também é apaixonado por música e futebol, gosta de jogar videogame com sua esposa, filha e amigos.

Caso tenha interesse em aprender mais sobre Gestão Financeira, e aplicar os conceitos, na prática, em sua empresa ou negócio, entre em contato através do e-mail edgar@ifnconsultoria.com.br.”

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